05 problemas que o sharepoint online resolve

Tempos de pandemia e popularização do home office trouxeram ainda mais desafios para as empresas alcançarem produtividade, proverem mobilidade para suas equipes e ainda seguirem normas da segurança da informação.

Foi muito rápido, sem que houvesse planejamento, cronograma ou treinamento para esse novo cenário, simplesmente de um dia para o outro os colaboradores passaram a trabalhar da própria casa com a infraestrutura existente, respeitando a regra número um para o momento, o isolamento social.

Diante desse cenário surgiram os riscos, que segundo pesquisa da Kaspersky durante a pandemia o número de ataques cibernéticos chegou a subir 124%, deixando claro que se não houver ações preventivas certamente a empresa terá dores de cabeça.

Além da segurança surgiram outros problemas para resolver que são a mobilidade para as equipes, a compatibilidade nas plataformas de software e políticas de acesso aos documentos.

### Resolvendo os desafios na prática

Pensando em mitigar os riscos envolvidos e aumentar a produtividade, relacionamos alguns problemas que o SharePoint Online pode ajudar a resolver:

#### Portal de documentos

**Desafio:** garantir que todos os arquivos, documentos, planilhas e banco de dados sejam acessados pelos colaboradores em qualquer lugar, preservando a hierarquia dos acessos.

É possível disponibilizar portal único de documentos, segmentado por área e com hierarquia de acesso. Por exemplo, a equipe da área financeira pode ter acesso a todos os arquivos de trabalho unificados, seja através do PC, tablet ou celular independentemente da localização do colaborador. Já a área contábil pode ter acesso somente aos arquivos pertinentes à sua área. Assim, qualquer alteração, toda a equipe é notificada e trabalha com a última versão do documento.

#### Infraestrutura nuvem

**Desafio:** Garantir um servidor de arquivos acessível aos colaboradores em ambiente local e remoto, 24 horas por dia.

A plataforma Office 365 é totalmente baseada em nuvem, ou seja, a empresa não terá que se preocupar com adquirir e manter servidores, custo com energia elétrica nem depreciação de hardware. A escalabilidade também é outra vantagem, podendo a empresa crescer no número de usuários sem preocupação de upgrade de hardware.

#### Mobilidade

**Desafio:** Disponibilizar acesso local e remoto aos colaboradores para dispositivos PC, tablet ou celular.

A localização do colaborador bem como o dispositivo que está utilizando deixa de ser um problema. Desta forma, se a empresa opta ou não pelo home office, em fornecer equipamento ou não, para a plataforma é transparente e tudo continua funcionando normalmente.

#### Segurança

**Desafio:** Garantir que somente colaboradores autorizados tenham acesso criptografado aos dados e sigam a hierarquia já estabelecida pela empresa.

A plataforma Office 365 possibilita níveis de segurança como autenticação em 2 fatores, lixeira para recuperação de arquivos, criptografia de dados, alertas de segurança entre outras ferramentas para que, independente do local físico do colaborador, a empresa possa garantir a segurança e privacidade dos dados.

#### Atualizações

**Desafio:** Manter 100% dos dispositivos atualizados na plataforma Office 365

Automaticamente, todas as atualizações tanto de versão dos aplicativos como patches de segurança são aplicadas pela plataforma, em todos os usuários. Aquela demanda da TI em atualizar a versão do Office, ou a empresa adquirir novas versões do produto não são mais necessárias.

### Conclusão

Se segurança, mobilidade e compliance são pautas importantes para sua empresa, então considerar a migração para a plataforma Microsoft 365 com SharePoint Online pode ser uma decisão acertada. É claro que a decisão merece um estudo prévio para que se tenha uma visão de retorno do investimento ao longo do tempo. Outra questão importante é encontrar um parceiro com experiência corporativa para acompanhar nesse processo até para que se tenha o menor impacto possível, e o cronograma proposto seja cumprido sem surpresas no meio do caminho.

Mas o importante é dar o primeiro passo fazendo um diagnóstico preliminar das aplicações que sua empresa utiliza.

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